طرق أفضل.. لحفظ رسائل البريد الإلكتروني وفرزها

[ALIGN=JUSTIFY]قد يكون فقدان إحدى رسائل البريد الإلكتروني مشكلة خطيرة للمرء أو المؤسسة، فقد وجِّهت انتقادات في الفترة الأخيرة للبيت الأبيض بسبب عجزه عن الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة به، حتى بعد أن دشنت إدارة بيل كلينتون نظاما للاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية بعد فضيحة مشابهة. فقد استبعدت إدارة الرئيس بوش نظام حفظ الرسائل القائم، في إطار تحولها من نظام «لوتس نوتس» Lotus Notes لنظام «مايكروسوفت اكستشنج» Microsoft Extchange، ويقال إن النظام الحالي يعتمد على مزيج من أشرطة النسخ الاحتياطي والتصنيف اليدوي. وفي أوائل هذا الأسبوع، أشارت وثائق لإحدى المحاكم إلى أن البيت الأبيض قد عجز عن العثور على رسائل إلكترونية أرسلت عام 2003 ذات علاقة بغزو العراق. وقد يكون من الصعب الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني بصورة فعَّالة، حيث تكون هناك كمية كبيرة من الرسائل التي يتم إرسالها، ما يجعل من الصعب تخزينها في شكل يسهل البحث فيه، مما يعيق الوصول لبعض الأدلة. ولهذا أهمية كبيرة، خاصة بالنسبة للرسائل المرتبطة ببعض الدعاوى القضائية. ولحسن الحظ، يشير بعض الخبراء إلى تقنيات جديدة للاحتفاظ بالرسائل بشكل جيد، حيث تحسنت هذه العملية على مدى السنوات الأخيرة. ويقول مارك دايموند د د، وهو يعمل في شركة «كونتورال» للاستشارات: «تعد أشرطة النسخ الاحتياطي عملية سيئة للاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية. فأنظمة الأشرطة عبارة عن لقطات من البيانات بصورة يومية أو أسبوعية، وهي تتيح إمكانات مسح وإضافة بيانات قبل عميلة النسخ. وبالتبعية، فإن قيمة أشرطة النسخ الاحتياطي تنحصر في أنها ضمان في حالة حدوث مشكلة في النظام». ويضيف دايموند د د في حديث لمجلة «تكنولوجي ريفيو» التي يصدرها معهد ماساشوستس للتكنولوجيا الاميركي في بوسطن ان «النظام الجديد يتيح للمرء التعرف على ما لديه والعثور على رسائل البريد الإلكتروني واسترجاعها بسهولة، وهذا أمر صعب بالنسبة لأشرطة النسخ الاحتياطي».
فرز الرسائل
* وهناك اعتقاد متزايد بأن أنظمة الحفظ تحتاج إلى أتمتتها لتعمل بالشكل المناسب، على عكس نظام الفرز اليدوي المجهد والمعرض للأخطاء والذي يستخدم حاليا في البيت الأبيض. وقد يحتاج البحث عن كل الملفات الخاصة بقضية معينة إلى البحث في العديد من الأجهزة في أماكن مختلفة. ويقول دايموند د د: إن نظام الأرشيف الجيد يسجل رسالة البريد الإلكتروني بمجرد أن تصل للخادم. وهناك وسائل مؤتمنة أخرى تستهدف حماية رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بدعوى قضائية قائمة، وتجعل من السهل فرز الرسائل المحفوظة. ويقول دايموند د د: إن نظم عمل الأرشيف الأحدث تتجاوز عملية فرز الرسائل الإلكترونية وتجعل من السهل استعادة بيانات في دقائق، كان الحصول عليها قد يستغرق أسابيع أو شهورا. ويضيف: إن هذه التحسينات مهمة لأن كل رسالة إلكترونية يرسلها شخص، سواء كانت من خادم البريد الإلكتروني بالبيت الأبيض أو خادم البريد بإحدى الشركات هو عبارة عن وثيقة تجارية، وقد كانت المحاكم وموظفو الضرائب واضحين بشكل كبير في هذا الأمر، فمن المهم حفظ رسائل البريد الإلكتروني بصورة مناسبة. وقد تكون التكلفة مرتفعة إذا لم تستخدم نظم حفظ جيدة. وبعيدا عن المخاوف المرتبطة بالبيت الأبيض، يشير دايموند د د إلى قضية بين شركة «إنتل» وشركة «آيه ام دي»، حيث أعلنت الأولى إنفاق أكثر من 25 مليون دولار في استرجاع رسائل بريد إلكترونية. ويضيف إن شركة «فورتشان 500» لديها أكثر من 150 قضية تحت النظر، و50 في المائة تكلفة الإجراءات القضائية تذهب إلى استعادة بعض الوثائق، معظمها وثائق إلكترونية. حفظ الرسائل
* وعلى الرغم من أنه قد يبدو من الوهلة الأولى أنه من المهم فرز الرسائل الإلكترونية المهمة والاحتفاظ بها، يرى بعض الخبراء أنه من الأفضل الاحتفاظ بها جميعا. ولدى روبين بينجمان، وهو مدير الإنتاج بشركة «فرنسيك آند كومبلاينس سيستمز» البريطانية التي تقوم بعمل نظام أرشفة يطلق عليه «كريوسرفر»، مثال دائما ما يذكره لتوضيح هذه النقطة.
تخيل أنه جاءتك الرسالة التالية: «مرحبا بيل، سعدت برؤيتك الأسبوع الماضي. وشعرت بالأسف عندما علمت بإصابة إيلين. أتمنى أن تتعافى قريبا. حسنا، ها هي الوثيقة التي وعدتك بها بخصوص العطب الذي أصاب عمود القيادة الخاص بالزبون. أعتقد أنه سيكون على الفريق الفني فحصه، فالأمر يقلق الزبون». ويشير بينجمان إلى أنه قد يُنظر إلى هذه الرسالة على انها رسالة شخصية رغم أنها تحتوي على معلومات بخصوص المسؤولية القانونية المرتبطة بالمنتج، وحسب القانون الأوروبي، قد يحتاج المرء للاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات. ويعتقد بينجمان أنه يجب على الشركات الاحتفاظ بكل شيء لأطول فترة ممكنة وأن تركز على كيفية الوصول إلى وسائل جيدة لبحث المعلومات والبيانات وإثبات أنه لم يتم التلاعب بها، حتى يمكن قبولها كدليل في حالة كانت هناك دعوى قضائية. ويضيف بأن هذا شيء جيد فهو يتيح للشركة فرصة إثبات أن رسالة مزعومة لم يتم إرسالها ـ الأمر الذي يستحيل القيام به في أشرطة النسخ الاحتياطي، التي لا تسجل كل شيء. ويقول بيتر ترستيج، وهو مدير فني بوحدة الاتصالات الموحدة بشركة «كويست سوفت وير»، ان على الشركات عمل المزيد من أجل الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني. ويضيف: «تحتاج الشركات إلى طريقة واحدة للوصول إلى كل ما تحتاجه من بيانات إذا ما كانت هناك دعوى قضائية».
ويرى ترستيج ان ثمة حاجة للاحتفاظ بالملفات والبيانات التي يتم إنتاجها باستخدام بعض البرامج من على شبكة الإنترنت مثل برنامج «شار بوينت» SharePoint الخاص بشركة مايكروسوفت. ويضيف أن هناك تحديا قادما وهو كيفية تطوير نظام يقوم بالاحتفاظ بكل أنواع البيانات ويسهل البحث عنها وإظهارها كدليل تثق فيه المحاكم. ويتفق المدير التنفيذي بشركة «ميموسا سيستمز» تي. إم. رافي مع الاتجاه الذي تسير إليه الأبحاث في هذا المجال. وفي الواقع، ففي بداية هذا الأسبوع أعلنت «ميموسا» عن خصائص جيدة لنظام الحفظ الحالي للشركة، سيتيح للشركات البحث في الوثائق. وهذا النظام يفوق مجرد حفظ رسائل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة. فباستخدام تقنية جديدة، سيقوم البرنامج بالبحث عن بيانات متطابقة مخزنة في العديد من الأماكن. ويقول رافي إنه في المستقبل، تخطط الشركة لدعم مستندات «شار بوينت» هي الأخرى. ويشير دايموند د د إلى أن أرشيف رسائل البريد الإلكتروني يعني حفظ الرسائل الإلكترونية والقدرة على التحكم فيها. ويرى دايموند د د إنه في ضوء تقدم وسائل عمل الأرشيف خلال السنوات الأخيرة، فإن معظم المشاكل يظهر بسبب عجز المؤسسات، بما فيها البيت الأبيض، عن الوصول إلى سياسات جيدة لاستخدام التقنية المتاحة.
الشرق الاوسط [/ALIGN]